Os 7 passos do gerenciamento de projetos

Esse artigo é bastante interessante, nele temos uma idéia geral do que devemos gerenciar em um projeto para obtermos sucesso. Uma ótima leitura. O artigo completo está no site: http://www.microsoft.com/brasil/msdn/Tecnologias/Carreira/GerencProjetos.mspx

O enxugamento dos quadros de pessoal e o aumento da necessidade de especialização técnica têm levado muitas empresas a recrutar no mercado profissionais por período determinado apenas para a execução de projetos específicos. Neste contexto, entender o processo de gerenciamento de projeto tem se tornado vital para organizações a medida em que mais e mais novos negócios vão se revestindo da aura de projeto e passam a exigir um cabedal de técnicas gerenciais que nem sempre estão disponíveis nas empresas.
Um projeto é um empreendimento temporário, com data de início e fim, cujo objetivo é criar ou aperfeiçoar um produto ou serviço. Gerenciar um projeto é atuar de forma a atingir os objetivos propostos dentro de parâmetros de qualidade determinados, obedecendo a um planejamento prévio de prazos (cronograma) e custos (orçamento). Ou seja, dadas as metas e as restrições de recursos e tempo, cabe ao gerente de projetos garantir que ele atinja os objetivos propostos.
Muitas empresas estão adotando a estrutura de projetos no seu dia-a-dia. Desde a concepção de um novo software até a implantação dos procedimentos de atendimento a clientes, desde a construção de uma ponte até a revisão dos processos de venda com vistas a aumentar a taxa de fechamento de negócios, muitos empreendimentos no seio das organizações se enquadram na classe de projetos. Nos mais diversos setores, a abordagem de gerenciamento de projetos está ganhando terreno por permitir um melhor uso dos recursos para se atingir objetivos bem definidos pela organização. Sabendo da importância de se gerenciar bem um projeto, vamos ver os passos que nos levam a melhorar nossas habilidades de gerenciamento de projeto.
Tudo começa com a contratação de uma empresa para tocar o projeto ou a definição dos colaboradores internos que integrarão a equipe de projeto. Num dia determinado, inicia-se o projeto. Este momento deve ser formalizado com um documento que se chama de “termo de início do projeto”. Em projetos maiores, deve ser um documento assinado pelos patrocinadores e pelo gerente do projeto. Para projetos menores, pode ser um e-mail que o gerente envia aos patrocinadores, copiando os demais envolvidos, para notificar que naquele momento se inicia o projeto e todos estão envolvidos com a sua execução.

1. Escolha e adote uma metodologia

2. Comunique-se: não é só o peixe que morre pela boca!

3. Defina o escopo do projeto e detalhe as atividades

4. Conheça os envolvidos e monte seu time

5. Desenvolva o cronograma junto com quem põe a mão na massa

6. Monitore os riscos e seja pró-ativo

7. Formalize o início e o encerramento do projeto

Conclusão
Acima de tudo, gerenciar projetos é planejar e acompanhar a execução com "um olho no peixe e outro gato". O gerente do projeto deve se manter alerta e flexível com os acontecimentos do dia-a-dia mas deve estar sempre se reportando ao plano inicial para não perder o controle. A principal qualidade do gerente de projeto é saber se comunicar bem com todos. Ele é o ponto focal das informações, nele convergem as informações que ele depois deverá processar e divulgar para todo o restante da equipe.
O segredo é envolver a equipe, cliente e fornecedores de tal forma que todos se sintam diretamente responsáveis pelo sucesso do projeto. Como diz aquele velho ditado caipira, "quando todos empurram na mesma direção, ná há carroça que não saia do atoleiro".

Fernando C. Barbi (fernando@hexxa.com.br)
Fernando é Gerente de Projetos especializado em TI com 18 anos de experiência na área e colaborador da ADVANCE Marketing – empresa de treinamento consultoria em gestão, marketing e vendas (www.advancemarketing.com.br)

Portais Corporativos: Desafios, Vantagens e Desvantagens

Um portal é uma ferramenta que, potencialmente, funciona como um “facilitador” parra o usuário em suas atividades profissionais. Porém para qualquer equipe que assume a tarefa de implementá-lo, encontra no ambiente corporativo uma verdadeira “caixa de surpresas”, visto a tamanha diversidade de situações de uma empresa para outra. Enquanto em um ambiente encontramos uma atmosfera favorável para a implementação do portal com poucos contratempos em suas etapas, de contra partidapodemos ter em outra corporação uma situação totalmente adversa com sérios problemas ainda na fase inicial de levantamentos.

Numa corporação de médio e grande porte encontramos comumente os seguintes grandes desafios na implementação de um Portal Corporativo:

• Custo Elevado
  
• Cultura Organizacional como “Fator de Resistência”
  
• Prazo para implementação
  
• Constantes mudanças na política interna da empresa
  
• Taxonomia
  
• Gerenciamento das Comunicações Durante o Projeto
  
• Gerenciamento do Escopo do Projeto
  

Vantagens

São percebidas pela empresa a curto prazo, várias facilidades no acesso as informações ligadas de maneira personalizada a cada usuário, a saber:

• Correio Corporativo
  
• Diretórios de Arquivos com Acesso Restrito somente para os usuários específicos de cada departamento.
  
• Aplicações de diferentes plataformas sem a necessidade de uma nova autenticação.
  
• Vídeo Conferência
  

Desvantagens

• Dificuldades na apuração de informações de toda a corporação, que levariam a um diagnóstico menos preciso.
  
• Resistência de setores da empresa à cultura de uso do Portal Corporativo.
  
• Alterações inesperadas do Organograma Empresarial.
  
• O “não cumprimento” do prazo de implementação do Portal para a produção, o chamado “Go Lei”.
  
• Alterações de infra-estrutura de rede (domínio).
  
• Falhas inesperadas de conexão de rede que afetariam o acesso a várias aplicações, senão o próprio Portal.
  

Fonte: Monografia: Gerenciamento de Projeto de um Portal Corporativo - curso de Graduação em Administração de Empresas da Universidade Veiga Almeida. - Autor: JORGE BUENO CROFFI - Rio de Janeiro, julho 2007

Novas Edições dos Standards 2008 - site PMI Brasil

Para quem já pensa em comprar o novo guia PMBOK segue algumas informações.
As perguntas mais freqüentes sobre as novas edições dos standards mais importantes do PMI traduzidas do link http://www.pmi.org/Resources/Pages/2008StandardsUpdate.aspx
Coloquei aqui algumas perguntas as demais encontra-se no site: http://www.pmi.org.br/

1. Quando será o lançamento do PMBOK® - Quarta Edição?
A publicação está agendada para 31 de dezembro de 2008.

2. Quais são as diferenças entre o PMBOK® - Terceira Edição e o PMBOK® - Quarta Edição?

A Quarta edição continua refletindo o conhecimento envolvido com a profissão de gerenciamento de projetos. Como a edição anterior, esta edição representa as boas práticas reconhecidas na profissão.Entretanto, a Quarta Edição possui um foco nas informações mais consistentes e claras. Importantes considerações foram dadas por equipes de projetos, com o objetivo de excluir informações redundantes e adicionar maior esclarecimento, onde necessário. A terminologia foi atualizada para apresentar somente nomes de processos consistentes, no formato de verbo-substantivo. O PMBOK® - Quarta Edição permanece com a tradição de excelência em gerenciamento de projetos, com um padrão de fácil compreensão e implementação.As principais diferenças entre a Terceira Edição e a Quarta Edição são:
· Todos os nomes de processos estão em um formato do verbo-substantivo.
· Os Fatores Ambientais da Empresa foram definidos de forma mais clara, para evitar confusão com Ativos de Processos Organizacionais.
· Foi utilizada uma abordagem padrão para solicitações de mudanças, ações preventivas, ações corretivas e correções de defeito.
· O número de processos foi reduzido de 44 para 42. Dois processos foram excluídos, dois foram adicionados e 6 foram readequados em 4, na área de conhecimento Suprimentos.
· Para um maior esclarecimento, foi feita uma distinção entre o plano de gerenciamento de projeto e os documentos utilizados para gerenciar o projeto.
· A distinção entre o Termo de Abertura do Projeto e a Declaração de Escopo do Projeto foi feita de forma mais clara.
· Os fluxogramas de processos, no início dos capítulos de 4 a 12, foram substituídos por fluxogramas de dados.
· Foi criado um fluxograma de dados para cada processo.
· Um novo apêndice foi adicionado, para contemplar as habilidades interpessoais chaves que um gerente de projetos utiliza quando gerencia um projeto.
A lista completa das alterações pode ser encontrada no Apêndice A da Quarta Edição.

Entendendo Riscos Corporativos

Achei esse artigo bem interessante e gostaria de compartilhar com vcs. O artigo é da autoria de Antonio Celso Ribeiro Brasiliano. Aqui coloco o começo do artigo. Boa leitura.

1. AS DIMENSÕES DO RISCO
O mundo em que vivemos está em constante mutação. Infelizmente não sabemos quanto dessas mudanças nos afetarão. Quando utilizamos a palavra risco, ela concentra tanto os efeitos das mudanças quanto nossa incapacidade de poder prever as respectivas mudanças. Quanto mais conseguimos entender a dinâmica dos riscos, suas conseqüências e impactos e também as causas de sua concretização, menos estaremos expostos. Devemos estar conscientes que muitos riscos são inerentes aos negócios, portanto a seleção de quais riscos a empresa deve tratar reside à competência do gestor de riscos.
...
http://www.brasiliano.com.br/blog/?p=274

Gerenciamento de Projeto de um Portal Corporativo: Proposta de Escopo

Devido à proliferação de arquivos eletrônicos produzidos individualmente pelos funcionários, sem o intuito de compartilhamento de informações, e de várias aplicações, desenvolvidas ao longo do tempo para atender a demandas específicas, ocorrem muitas vezes, a essas instituições, a perda da visão global do que ela realmente possui no que tange a dados e informações. 

 

Se existem hoje, no mundo corporativo, todos esses problemas que crescem em grande escala, porque então não criar-se uma ferramenta que auxilie o usuário numa melhor administração de seus arquivos, com melhor eficiência e agilidade no uso de suas aplicações do dia a dia?

A resposta veio através dos avanços da TI (Tecnologia da Informação). Esses fatos inspiraram e motivaram o desenvolvimento dos portais corporativos. (saiba mais sobre portais corporativos aqui mesmo no blog Terceto em Risco)

 

Apesar do planejamento bem feito e estruturado para atender dentro do prazo previsto, a empresa consultora deparou com sérios problemas internos de ordem “política”, onde houve na etapa da implementação uma alteração drástica no organograma da empresa, o que colocou abaixo toda a estrutura funcional do site, obrigando à empresa responsável pelo portal a rever todo o planejamento e custos que foram anteriormente orçados. Foi feito assim um acordo em que foram abolidas as principais funcionalidades do Portal, ficando este apenas limitado a links informativos como “busca” de empregados e notícias com as últimas ações da empresa.

  Escopo do Portal Corporativo no formato MS Project.

Fica de maneira bem clara aqui que não basta apenas seguir todos os passos elaborados e um plano eficiente de contingência no projeto para obter êxito na obtenção dos “resultados esperados” que aparecem ao chegar o término do empreendimento. O cliente é, sem dúvida, um grande colaborador durante o projeto. Sua participação interagindo com quem está fornecendo o serviço é vital para o sucesso deste.

 

E exatamente por ser tão vital é que ele poderá determinar o sucesso ou o fracasso do empreendimento, através da precisão de suas informações e da sua atuação durante todas as fases do projeto.

 

Foi mostrada nesse trabalho a viabilidade de uma sólida implementação de um projeto a partir de um escopo bem estruturado, de onde o gestor tem o controle preciso de todas as suas fases. Para tanto, muita atenção nos seguintes aspectos:

 

A Importância do Controle: desde a fase de planejamento o controle já começa visando a prevenção de uma possível falha no futuro de qualquer processo dentro do projeto.

 

Obedecer ao Planejamento: para que o projeto se desenvolva de maneira gradual e lógica é necessária a obediência criteriosa de todas as sequências dos processos em seus respectivos prazos para que não haja no futuro nenhuma perda com uma necessidade de retroceder o fluxo do projeto, o que impactaria diretamente no cumprimento do prazo do término deste. 

 

O Cliente Não é o Gerente: É necessário enfatizar para ele que as necessidades da empresa são melhores conhecidas pelo cliente. Porém “como o projeto será feito e implementado” é uma responsabilidade exclusiva do gerente do projeto e de sua equipe.

 

A estrutura utilizada de detalhamento obedecendo a metodologia utilizada pelo PMI, possibilita um estudo criterioso de cada tarefa que foi devidamente desmembrada em suas sub-tarefas ou “deliverables.”. Dentro do sistema descritivo “Top-Down” apresentado pelo WBS, juntamente com o MS Project é possível o acompanhamento das fases do ciclo de vida do trabalho, desde sua definição inicial até o encerramento do projeto com um controle preciso de cada passo e efetuando as devidas modificações quando forem necessárias.

 

Fonte: Monografia: Gerenciamento de Projeto de um Portal Corporativo - curso de Graduação em Administração de Empresas da Universidade Veiga Almeida. - Autor: JORGE BUENO CROFFI - Rio de Janeiro, julho 2007

Apresentação PMI e Portais Corporativos

PMI e Portal Corporativo

From: saabarbosa,
1 day ago

PMI e Portal Corporativo

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